Au sein du service Animation Territoriale et Prévention (ATP) de la Délégation Départementale du Haut-Rhin, vos missions seront les suivantes :

Intégré à l'équipe mutualisée des assistantes de la délégation, vous assurez un rôle de référent sur les outils d'organisation et de fonctionnement du service. Vous apportez un appui administratif, logistique et organisationnel aux équipes et contribuez à la bonne continuité des activités du service. 

À ce titre, et au sein du service ATP, vous : 

• Assurez la gestion logistique des dossiers

• Organisez les réunions et assurez leur préparation matérielle et administrative

• Apportez un soutien organisationnel à la cheffe de service et aux membres de l'équipe

• Assurez les échanges avec les partenaires par courriel, courrier, accueil téléphonique et physique

• Organisez et pilotez les activités d'archivage, de classement et de suivi documentaire

Vous assurez également, en autonomie, le suivi administratif de plusieurs activités réglementaires :

• Gérez les opérations d'enregistrement et de mise à jour des professionnels de santé dans le répertoire e-RPPS

• Assurez la centralisation et la transmission des bulletins de décès ainsi que le suivi des demandes associées

• Instruisez les demandes d'autorisation de transport de stupéfiants ou de substances psychotropes dans le cadre de déplacements au sein de l'Union Européenne

• Participez à la mise à jour du fichier national des transporteurs sanitaires

• Contribuez au suivi administratif des autorisations relevant du secteur des transports sanitaires

• Rédigez les arrêtés liés aux dispositifs de permanence des soins ambulatoires et aux transports sanitaires

• Assurez le secrétariat du Comité Départemental de l'Aide Médicale Urgente, de la Permanence des Soins et des Transports Sanitaires (CODAMUPS-TS)

Par ailleurs, vous : 

• Assurez le suivi administratif de certaines demandes de subvention et des conventionnements associés dans l'outil STARS FIR

• Participez à la gestion de la boîte fonctionnelle du service et à la continuité des activités administratives de la Délégation

• Contribuez à la suppléance régionale des gestionnaires e-RPPS afin de garantir la continuité du service

Vous savez :

• Assurer le suivi administratif de dossiers variés
• Organiser et coordonner des activités
• Prioriser vos activités et gérer les échéances
• Communiquer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes

Vous connaissez :

• Les outils bureautiques et les techniques de gestion administrative
• Les procédures de classement, d'archivage et de gestion documentaire
• L'environnement institutionnel et le fonctionnement des administrations publiques

Vous êtes :

• Rigoureux et organisé
• Autonome tout en appréciant le travail en équipe
• Réactif et capable de vous adapter aux imprévus
• Doté d'un excellent sens du service et de qualités relationnelles

 Modalités de recrutement

• Fonctionnaires : Secrétaire administratif
• Assurance Maladie : Niveau 4B
• Contractuel de droit public : Catégorie B

Spécificité du poste

• Poste basé à Colmar
• Permanence à assurer sur la boîte mail du service de 9h à 17h
• Gestion de la BAL Délégué et du courrier de la Délégation (rotation entre les assistantes de la DD)
• Suppléance entre gestionnaires RPPS du Grand est pour assurer une continuité de service
• Référence interne : TACC000006

Poste à pourvoir dès que possible